توضیحات کلی: این نرم افزار مختص به رستوران های زنجیره ای و فود کورت ها جهت کنترل و مدیریت صندوق های فروش و انبار هر شعبه به صورت مجزا و یا تجمیعی از کل شعب می باشد به نحوی که هر کدام از شعبات نرم افزار را به صورت مستقل و کامل (با دیتابیس مجزا)  در اختیار دارند و بدون نیاز و وابستگی به سرور و دیگر شعبات به صورت کاملاً مستقل قادر خواهند بود فرآیندهای  فروش، انبار، حسابداری و … را انجام دهند و در صورت ارتباط با سرور چه از طریق شبکه داخلی و چه از طریق اینترنت به صورت کاملاً خودکار کلیه تراکنش شعبات به دفتر مرکزی ( سرور) ارسال می گردد و به همین صورت کلیه شعبات اطلاعات خود را به سرور منتقل می کنند و مدیریت مجموعه می تواند با ورود به نرم افزار مرکزی آمار و گزارشات کلیه شعبات را به صورت مجزا و یا تجمیعی از کل شعب دریافت نماید که این گزارشات شامل کلیه تراکنش های ریز فاکتورها، گزارش فروش محصولات، گزارشات مشترکین، کارکرد پیک ها و … شامل می شود همچنین می توان سیاست های کلی رستوران را به هر یک شعبات از طریق نرم افزار اعلام نماید که برخی از این سیاست ها شامل محصولات و قیمت آن ها مواد اولیه، سطح دسترسی کاربران، تعریف فرمول تولید محصولات و چگونگی درخواست مواد اولیه و … شامل می شود.

راه اندازی سرور:

1- نرم افزار را مطابق روال(طبق Auto run نرم افزار یا DVDنصب ) نصب نموده .

2- نصب آخرین ورژن نرم افزار نسخه ی 5.13 به بالا (لازم به توضیح است مسیر نصب نرم افزار و دیتا بیس را بر روی درایوی غیر از درایو ویندوز در پوشه ای به نام سپند فایل ذخیره می کنیم که داخل پوشه به نام دیتابیس پوشه برنامه SEPAND POS ACCUNTING می باشد.

3- برای فعال سازی مرکز کنترل وارد دیتا بیس مربوطه در SQL می شویم و سپس بر روی Setting از Table های آن DB کلیک کرده و آن را باز می نماییم. در قسمت Setting ID کد 80 را انتخاب و Setting_value_VC را به Yes تغییر می دهیم.

4- از داخل نرم افزار، از منوی مدیریت، تنظیمات یکپارچه و سپس بر روی تب مرکز کنترل کلیک کرده و گزینه دفتر مرکزی را در صورتی که غیر فعال باشد فعال می کنیم و چناچه طبق سیاست های مجموعه بخواهیم مشترکین هر شعب را شعبات دیگر هم مشاهده نمایند و به عبارتی کلیه مشترکین در تمامی شعبات یک پارچه شود گزینه ی “”مشترکین هر شعبه به شعبه دیگر انتقال یابد”” را فعال می کنیم در غیر این صورت از آن صرف نظر کرده و پنجره مورد نظر را می بندیم و از برنامه خارج می شویم و برای اعمال تغییرات و تبدیل نرم افزار به نسخه ی دفتر مرکزی دوباره وارد نرم افزار می شویم.

5- همان طور که مشاهده می نمایید یک سری از گزینه ها مانند کنسول صندوقدار لمسی، مشترکین و تعدادی از عملیات های انبار و …. به صورت غیر فعال نمایش داده می شود. اینمورد به این جهت است که این آیتم ها کاربردی در دفتر مرکزی نخواهند داشت.

6- جهت معرفی شعب وارد منوی مرکز کنترل شده و سپس بر روی معرفی شعب کلیک می کنیم.

7- در پنجره ی باز شده با کلیک بر روی آیتم اضافه در قسمت عملیات می توانیم برای هر شعبه سیاست های مخصوص به همان شعبه را بصورت کاملا مجزا از دیگر شعبات تعریف می نماییم و در قسمت اطلاعات پایه نام شعبه را وارد می کنیم .

8- در تب اطلاعات شعبه، تب مرکز تماس زمانی استفاده می شود که شعبه ی مربوطه از سیستم مرکز تماس استفاده کند و بخواهیم اطلاعات فروش و انبار آن شعبه را نیز در دفتر مرکزی کنترل کنیم باید در قسمت IP آدرسIP Static آن شعبه را در قسمت IP  آدرس وارد نماییم .

9- در تب اطلاعات شعبه، تب فود کورت؛ این قسمت مختص به مجتمع های غذایی یا فود کورت که به صورت درصد از فروش و یا مبلغ ثابت ماهانه می باشند استفاده می گردد که در آن تاریخ شروع و پایان قرار داد آن غرفه را مشخص نموده و همچنین مبلغ پیش پرداخت که به عنوان قرض الحسنه نزد مدیریت فود کورت می باشد را میتوان وارد نمود. همچنین می توان درصدی را به عنوان پرداختی غرفه دار از فروش به مدیریت فود کورت را مشخص نمود و یا مبلغی را به صورت ماهانه وارد کرد. همچنین برای مشخص شدن نحوه ی کارکرد غرفه ها و بازدهی آن ها می توان مبلغی به عنوان حداقل فروش در ماه مشخص کرد که مدیر فود کورت توسط آن می تواند نحوه ی کار آن غرفه را ارزیابی نماید. اگر گزینه ی (تحقیقات به عهده ی غرفه میباشد را فعال نماییم ) تخفیفهایی که آن غرفه به روی محصولات و یا فاکتورهای خود اعمال می کند در محاسبات درصد از فروش و پرداخت آن به مدیریت فود کورت تاثیر نخواهد داشت و کلیه تخفیف های اعمال شده به عهده خود غرفه دار می باشد به این معنی که از سهم در آمد خود تخفیف می دهد .

10- در تب منو 2 گزینه وجود دارد :

• منو در شعبه تعریف شود: اگر این گزینه فعال باشد شعبه می تواند بنا به نیاز خود هرزمانی که خواست بتواند محصولات و قیمت محصولات را تغییر دهد و همچنین بنا به نیاز خود می تواند منوهای مختلف تعریف کرده و آن ها را به مشترکین خود اختصاص دهد این گزینه بیشتر برای مجموعه های فود کورت و رستوران های زنجیره ای که فقط برند خود را می فروشند کاربرد دارد.
• منو در دفتر مرکزی تعریف می شود: اگر این گزینه فعال باشد در جدول پایین می توان 1 یا چندین منو را به شعبه اختصاص داد. چنانچه در کادر پایین هیچ منویی وجود نداشته باشد ابتدا باید به آدرس انبارداری – تعاریف انبار- معرفی منو رفته و با توجه به سیاست ها و گروه بندیهای منوی غذایی محصولات را دسته بندی نموده و قیمت آنها را مشخص کرده. اگر از این آیتم استفاده شود شعبه ی مربوطه فقط می تواند همین منو را استفاده نموده و به هیچ وجه نمی تواند تغییری در نام محصول و قیمت آن انجام داد. به طور مثال یک رستوران زنجیره ای را تصور نمایید که شعبات مختلف در تهران و شهرستان ها دارد که نوع محصولات و قیمت آن ها در تهران و شهرستان با همه متفاوت است از این رو با تقسیم بندی منوی خود به تهران و شهرستان و قرار دادن محصولات وقیمت های مختص به هر منو در این آیتم می تواند منوی شهرستان را به شعبات شهرستان و منوی تهران را به شعبات داخل تهران انتقال دهد که با تغییر قیمت و نوع محصولات در هر منو کلیه شعباتی که از آن منو استفاده می کنند به روز می شوند .

11. تب اطلاعات انبار: زمانی گزینه ی (انبار شعبه کنترل شود) را فعال می کنیم که بخواهیم کلیه اطلاعات انبار شعبه مانند موجودی مواد اولیه، مشاهده فرمول ساخت، مشاهده کاردکس انبار شعبه و … را بخواهیم در دفتر مرکزی مشاهده کنیم این گزینه را فعال می کنیم با فعال نمودن این گزینه می توانیم حال های زیر را تعریف نماییم:

• اطلاعات انبار در شعبه تعریف می شود: اگر این گزینه را فعال کنیم شعبه قادر خواهد بود کلیه اطلاعات انبار خود را مانند تعریف انبارهای مختلف، تعریف مواد اولیه، معرفی فرمول ساخت و دیگر اطلاعات انبار را خود تعریف نموده و فقط دفتر مرکزی می تواند گزارشات آن را مشاهده نماید.
• اطلاعات انبار در دفتر مرکزی تعریف می شود: با فعال نمودن این گزینه کلیه ی اطلاعات انبار مانند معرفی مواد اولیه، فرمول ساخت و آیتم های وابسته به انبار توسط دفتر مرکزی تعریف می شود و با توجه به تعاریف انجام شده در دفتر مرکزی شعبه می تواند از آن اطلاعات استفاده نماید و اجازه ی هیچ گونه تغیری را در قسمت تعاریف انبار نخواهد داشت. همچنین با فعال کردن این گزینه 2 گزینه ی ذیل نیز قابلیت انتخاب می شوند که توضیحات آن به شرح ذیل می باشد.

الف- درخواست مواد اولیه فعال باشد: اگر این گزینه را فعال نماییم شعبه می تواند در خواست جدید یا سفارش ماد اولیه را به دفتر مرکزی یا سوله ی آمده سازی مواد اولیه ارسال نماید. این گزینه مربوط به مجموعه های زنجیره ای می باشد که مواد اولیه شعبات را در مکانی مجزا تهیه و فرآوری کرده و برای شعبات خود ارسال می کند. نحوه ی کار به این صورت است که شعبات در زمان نیاز به آدرس انبارداری- عملیات انبار- درخواستهای تامین مواد اولیه از دفتر مرکزی رفته و در پنجره ی باز شده می تواند درخواست های قبلی خود را مشاهده کرده و جزییات هر درخواست را به ریز مشاهده نماید و در صورت ایجاد درخواست جدید بر روی آیتم اضافه کلیک کرده و در مواد اولیه ی مورد نیاز خود را ثبت و به دفتر مرکزی ارسال می نماید.

دفتر مرکزی پس از مشاهده و بررسی درخواست شعب با توجه به موجودی خود سفارشات را برای شعبه ارسال نموده و فرم درخواست را تایید می کند و دوباره شعب درخواست تایید شده از دفتر مرکزی را از لحاظ تعداد مواد اولیه ارسال شده از دفتر مرکزی بررسی کرده و در صورت تایید فرم مربوطه را ذخیره می کند و به این ترتیب کلیه مواد اولیه همانند عملیات فاکتورهای  خرید به صورت کاملاً خودکار وارد انبار می شود.

ب- فاکتورهای خرید توسط دفتر مرکزی تایید می شود: با فعال نمودن این گزینه شعبه می تواند یکسری اقلام و مواد  اولیه را که نیاز دارد آن ها را به صورت روزانه تهیه نماید و یا آن اقلام توسط دفتر مرکزی قابل ارائه نمی باشد را خریداری تموده و بعد از وارد کردن در سیستم فاکتور آن به دفتر مرکزی جهت تایید ارسال می شود و در صورتی که دفتر مرکزی آن را بررسی و تایید نمود در شعبه قابل ثبت و ورود به انبار می شود.

12- تب مواد اولیه: اگر در تب انبار گزینه اطلاعات انبار در دفتر مرکزی تعریف شود را فعال کنیم در تب مواد اولیه می توانیم اقلام و مواد اولیه های مورد نیاز آن شعبه را انتخاب نماییم تا فقط همان مواد اولیه ای که مورد نیاز آن شعبه می باشد در اطلاعات انبار شعبه موجود باشد. همان طور که مشاهده می نمایید در سمت راست فرم مربوطه جدول رسته ی مواد اولیه قرار دارد که با انتخاب کردن هر رسته می توان مواد اولیه آن را در سمت چپ مشاهده کرد و با کلیک روی آیتم انتخاب همه کلیه مواد اولیه آن رسته انتخاب شده و با کلیک کردن روی آیتم هم کلیه مواد اولیه آن رسته انتخاب شده و با کلیک کردن روی آیتم حذف همه کلیه مواد اولیه ی آن رسته از حالت انتخاب خارج می شود. چنانچه از قبل برای منوها و محصولات مربوط به آن منو فرمول ساخت تعریف کرده باشیم و بخواهیم کلیه مواد اولیه ای که در فرمول ساخت استفاده شده انتخاب شود بر روی آیتم انتخاب مواد اولیه استفاده شده در منوها کلیک کرده و کلیه ی آن اقلام به حالت انتخاب در می آید.

13- تب مشترکین: در تب مشترکین گزینه مشترکین در شعبه تعریف شود به صورت پیش فرض فعال می باشد و تعریف مشترکین در دفتر مرکزی فقط در صورتی فعال شده و قابل انتخاب می باشد که آن مجموعه بخواهد از سیستم مرکز تماس استفاده نماید.

مناطق: اگر دفتر مرکزی بخواهد مناطق تحت سرویس دهی خود را به صورت هدفمند انتخاب کرده که شعبات نزدیک به هم تداخلی در سرویس دهی با هم نداشته باشد باید گزینه مناطق در دفتر مرکزی تعریف می شوند را فعال نماید در غیر این صورت همان پیش فرض مناسب می باشد.

عناوین مشترکین و روش های آشنایی مشترکین نیز با توجه به سیاست های کلی مجموعه و همچنین برای گزارش گیری های درست و بهتر و مناسب تر بهتر است در دفتر مرکزی تعریف شود.

14- تب مناطق: اگر در تب مشترکین در قسمت مناطق گزینه ی مناطق در دفتر مرکزی تعریف می شوند انتخاب شده باشد در این تب می توان مناطق مورد نظر و تحت سرویس دهی آن شعبه را انتخاب نمود و هزینه های حمل و سهم پیک را برای آن منطقه در صورت نیاز تغییر داد و آن مناطق را به شعبه ی مربوطه تخصیص داد.

15- سطوح دسترسی: در این قسمت می توان دسترسی به تک تک آیتم های نرم افزار را برای شعبات محدود ساخت چنانچه بخواهیم سطوح دسترسی و گروه های کاربردی در دفتر مرکزی تعریف شده و شعبات از این قانون پیروی کنند گزینه ی دوم که همان گروه های کاربردی و سطوح دسترسی در دفتر مرکزی تعریف می شوند را بابد فعال کرد که با فعال نمودن این گزینه جدول گروه های کاربردی که قبلاًدر منوی مدیریت- سیستمهای امنیتی – تب گروه های کاربردی تعریف کرده ایم قابل انتخاب و تخصیص دادن به شعبه ی مربوطه می باشد به طور مثال می توان یک گروه کاربردی تحت عنوان مدیر شعبه تعریف کرد که به تمام آیتم های برنامه دسترسی داشته باشد ولی نتواند فاکتوری را حذف و یا ویرایش منفی نماید.

به همین ترتیبی که در بالا اشاره شد می توان کلیه شعبات یا غرفه ها را با توجه به سیاست گزاری های مجموعه و نوع قراردادها با شعبات در سیستم تعریف نمود.

بعد از معرفی شعبات و تنظیمات مربوط به هر کدام نوبت به نصب برنامه ی SEPAND POS CONTROL CENTER  آخرین ورژن در پوشه ی سرور می رسد که نصب آن مطابق اکثر برنامه های سپند بوده و نیاز به توضیح خاصی ندارد فقط لازم به توضیح می باشد که این برنامه باید در کاربر ADMINISTRATOR با دسترسی کامل به سرویس های ویندوز انجام شود و یا بر روی گزینه SETUP.EXE در پوشه ی سرور کلیک راست کرده و آن را به صورت  Run as Adminisratorاجرا و نصب می نماییم.

بعد از نصب نرم افزار به آدرس پیش فرض نصب رفته :

C:\program files…\sepandpos control center server

و محتویات آن را براساس sort type مرتب می کنیم. همانطور که مشاهده می کنید بر روی اولین فایل به نام sepand pos control center server.exe  دابل کلیک کرده و در پنجره ی باز شده مسیر نصب برنامه ی سرور را وارد نموده و بر روی آیتم ذخیره کلیک می کنیم. همچنین اگر firewall یا دیوار آتش به روی سیستم عامل و یا آنتی ویروس فعال باشد باید وارد تنظیمات آن شده و پورت 9000 را جهت ارتباط سرویس با نرم افزار باز کرده در انتها به قسمت سرویس های ویندوز رفته و sepand pos control center server service کلیک راست کرده و به روی گزینهsetup  کلیک می کنیم تا سرویس مورد نظر راه اندازی شود. اگر به هر علتی سرویس مورد نظر start نشد ویا خطا داد به آدرس مسیر نصب sepandpos control center server  رفته و به روی فایل تنظیمات برنامه sepand. Pos. control.center .server. windows. service .exe. config کلیک راست کرده و گزینه Debugmod را از حالت false به trueتغییر داده و آن را save  یا ذخیره می کنیم سپس به روی فایل اجرایی sepand.pos.control center ….exe کلیک راست کرده و آن را run  as administrator  می کنیم در پنجره ی باز شده که به صورت پنجره ی cmd می باشد eror ها به رنگ قرمز نمایش داده شده اند که با خواندن ان می توان به مشکل پی برده و آن را مرتفع نماییم و در صورتی که متوجه eror نشدید می توان از برنامه نویس کمک گرفت نکته قابل توجه این است که بعد از رفع مشکل و عدم موجود پیغام ها در این پنجره ، پنجره ی مربوطه را بسته و دوباره به فایل تنظیمات سرویس مراجعه نموده و Debugmoud را از true به false تغییر می دهیم و آن را ذخیره می کنیم و سپس از طریق پنجره ی  service  ویندوز service  مورد نظر را start می کنیم.

راه اندازی کلاینت :

1- نرم افزار را مطابق روال ( مطابق اتوران سی دی نصب نرم افزار ، نصب می نماییم ).

2- نصب آخرین ورژن نرم افزار سپند از نسخه 5.13 به بالا ، لازم به توضیح می باشد برای نصب نرم افزار مطابق روال نصب ، یک پوشه در درایوی غیر از مسیر نصب ویندوز ( برای مثال درایو E ) با نام Sepand Files می سازیم و داخل آن ، پوشه های Data bese و Sepand POS Accounting را قرار می دهیم .

3- برای فعال سازی مرکز کنترل وارد دیتابیس مربوطه در SQL می شویم و سپس بر روی Setting از Tbaleهای آن دیتابیس کلیک کرده و آن را باز می کنیم و در قسمت Setting_id کد 80 را انتخاب و Setting_value_vc را به Yes تغییر می دهیم .

4- نرم افزار را باز کرده و سپس وارد منوی مدیریت –> تنظیمات یکپارچه می شویم و در پنجره باز شده به تب مرکز کنترل رفته و گزینه شعبه را انتخاب می کنیم . در فیلد آدرس دفتر مرکزی ، آدرس IP دفتر مرکزی یا همان سرور را وارد می کنیم .

لازم به توضیح می باشد که در شبکه های محلی (Local) که بیشتر برای فودکورت استفاده می شود از رنج IP های همان شبکه که به سرور اختصاص داده شده است استفاده می شود ( 192.168.0.2) ولی در مواقعی که سرور از کلاینت ها دور باشد و از طریق اینترنت بهم متصل باشند ( رستوران های زنجیره ایی ) باید IP Static سرور را در فیلد آدرس سرور ، قرار داد ، همچنین برای ارتباط IP Static با سرور پورت 9000 از روی تنظیمات مودم باز شود .

5- در فیلد کد شعبه ، حتما دقت شود کد اختصاص داده شده به شعبه در هنگام تعریف آن در نرم افزار مرکز کنترل، مطابق با کد تعریف شده در نرم افزار دفتر مرکزی باشد .

6- در صورت وجود دیوار آتش (FireWall) از نوع ویندوز یا نرم افزار جانبی مانند آنتی ویروس ، حتما باید پورت 9000 جهت ارتباط با سرور باز شود .

7- بعداز اعمال تغییرات در قسمت تنظیمات یکپارچه ، نرم افزار را به صورت کامل بسته و مجددا راه اندازی شود .

8- جهت ارتباط نرم افزار با سرور ، نیاز به نصب سرویس مربوطه به نام Sepand POS Control Center Client می باشد که آخرین ورژن آن در آرشیو سپند موجود می باشد . برای نصب این سرویس در پوشه نصب سرویس بر روی پوشه Client کیک کرده و سپس فایل Setup آن را مطابق روال نصب می کنیم .

** نکته مهم در هنگام نصب سرویس فوق **

اگر از User ی غیر از Administrator استفاده می کنید در هنگام نصب حتماًٌ بر  روی Setup کلیک راست کرده و گزینه Run as administrator را انتخاب کرده و سپس آن را نصب می نماییم.

9- بعداز نصب کامل سرویس وارد مسیر نصب که به صورت پیش فرض در C:\Program Files (x86) قرار دارد ، رفته و فایل های داخل آن را بر اساس Type مرتب کرده و بر روی اولین فایل به نام Sepand POS Control Center Client.exe دابل کلیک کرده و در پنجره باز شده مسیر نصب Sepand POS Accounting را وارد کرده و سپس آنرا ذخیره می کنیم .

** نکته مهم **

دقت شود در صورتی که از Userی غیر از Administrator جهت وارد کردن آدرس مسیر نصب استفاده کنید ، ابتدا می بایست به Control panel >User Account > Change user Account Control Setting کلیک کرده و نوار عمودی را بر روی قسمت Never Notify قرار می دهیم و ذخیر می کنیم .

10- به قسمت سرویس های ویندوز رفته ، در پنجره باز شده سرویس Sepand POS Control Center Client را انتخاب و آن را استارت می نماییم .

** نکته مهم **

اگر در هنگام استارت کردن سرویس با خطایی مواجه شدید ، به قسمت رفع مشکل سرویس در راهنمای نصب مرکز کنترل در نسخه سرور مراجعه کرده .

11- وارد نرم افزار شده و در منوی مرکز کنترل بر روی “دریافت اطلاعات از دفتر مرکزی” کلیک کرده و در پنجره باز شده تاریخ آخرین بروز رسانی را می توان مشاهده نمود . همچنین برای دریافت تغییرات بر روی آیتم “دریافت تنظیمات” کلیک کرده و پس از مشخص شدن و بررسی نمودن تنظیمات بر روی آیتم “ذخیر تنظیمات” کلیک می کنیم .سپس وارد تب “اطلاعات پایه ” شده و طبق فوق اطلاعات را دریافت و ذخیره می نماییم .

12- جهت اعمال تغییرات به صورت کلی ، از نرم افزار خارج و مجددا وارد می شویم . حال مطابق سیاست های تعریف شده از دفتر مرکزی می توانیم از آیتم های نرم افزار استفاده نماییم .