نرم افزار حسابداری مراکز غذایی چیست؟
استفاده از نرم افزارهای حسابداری مراکز غذایی متناسب با هر کسب و کار در زمینه‌های مختلف شغلی همواره توصیه شده است. مزایای استفاده از چنین نرم افزارهایی در مشاغل مختلف کاملا واضح است، صرفه‌جویی در هزینه ها و زمان، آنالیز فاکتورهای فروش و همچنین مدیریت انبار و … تنها بخشی از مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری شغلی است. در این مقاله قصد داریم به نکات مرتبط با نرم افزار حسابداری مراکز غذایی بپردازیم.
بیشتر بخوانید : آموزش حسابداری رستوران
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در مراکز غذایی
یک سیستم حسابداری کاربردی و مناسب در مراکز غذایی دقیقا همان چیزی است که علاوه بر نظم دهی در کارها می‌تواند در وقت و زمان کارکنان نیز صرفه‌جویی کرده و آنالیز فروش و انبار و … را در اختیار شما قرار دهد.
رستوران‌ها و مراکز غذایی از حاشیه سود اندکی برخوردار هستند بنابراین بالا نگه داشتن شاخص‌های اصلی عملکرد یا (KPI) می‌تواند نقش موثری در موفقیت این کسب و کار داشته باشد. به همین دلیل است که یک سیستم حسابداری جامع و کاربردی می‌تواند برای این شغل بسیار ضروری و حیاتی باشد.
با در اختیار داشتن یک سیستم حسابداری مراکز غذایی می‌توانید کلیه معاملات مالی مرکز را ردیابی کنید. در چنین سیستم حسابداری می‌توان گزارش‌های مالی را بر اساس خرید مواد اولیه و فروش مواد غذایی تنظیم کرد، دریافت، ضبط و نگهداری گزارشات و اطلاعات برای مالیات یکی دیگر از مزایایی است که چنین سیستم‌های غذایی برای مراکز غذایی به همراه دارند. همچنین می‌توانید همه گزارشات موجود را طبقه بندی کرده و در صورت لزوم آنالیز کنید. با استفاده از چنین امکانات و اطلاعاتی می‌توانید تصمیمات مالی مناسبی اتخاذ کنید، هزینه های اضافه را ردیابی و حذف کنید و سود خود را حداکثر برسانید.
بیشتر بخوانید : مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
راه‌اندازی نرم افزار حسابداری مراکز غذایی
برای این که بتوانید به راحتی با نرم افزار مورد نظر خود در مرکز کنترل امور مالی و فروش را به دست بگیرید نیاز دارید که یک نرم افزار مناسب را شناسایی کرده و خریداری کنید. همچنین باید از وجود یک حسابدار برای راه اندازی سیستم حسابداری مراکز غذایی استفاده کنید.
استخدام یک حسابدار با تجربه و آگاه در کنار استفاده از یک سیستم جامع حسابداری در مرکز غذایی می‌تواند بخش عمده‌ای از کار شما را در این زمینه انجام دهد. یک حسابدار می‌تواند با ثبت همه اطلاعات مورد نیاز مثل ثبت معاملات مالی و سازماندهی رسید و سایر اسناد در سیستم جامع حسابداری امکان تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و تهیه گزارشات قابل درک را برای مجموعه فراهم کند.
مراحل راه اندازی نرم افزار حسابداری مراکز غذایی
برای این که بتوانید با موفقیت از یک نرم افزار حسابداری مناسب استفاده کرده و از نتایج آن بهره مند شوید نیاز است که مطابق مراحل زیر پیش بروید:
انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب
اولین گام برای بهره مندی از یک سیستم حسابداری مراکز غذایی انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب است. نرم افزاری که شما برای این کار انتخاب می‌کنید باید شما باید صورتهای سود و زیان (درآمد) و سایر صورتهای مالی را تولید کند. این نرم افزار همچنین باید از ویژگی‌های مدیریت موجودی برخوردار باشد و همچنین در صورت امکان باید با نرم‌افزار مربوط به حقوق و دستمزد ادغام شود. ارائه فاکتور به مشتری و امکان ثبت و تجزیه و تحلیل آماری یکی دیگر از ویژگی‌هایی است که یک سیستم نرم افزار حسابداری مناسب باید در اختیار شما قرار دهد.
استفاده از سیستم حسابداری باید ساده باشد، مهارت‌های خاصی نیاز نداشته و امکاناتی چون درج و صدور صورتحساب، ثبت حسابهای دریافتی و مدیریت پرداختی‌ها، و برنامه‌ریزی منو را نیز داشته باشد.
نصب و راه اندازی سیستم نرم افزار حسابداری مراکز غذایی
بعد از این که نرم افزار مورد نظر را انتخاب کردید نوبت به نصب و راه اندازی آن می‌رسد. اکثر شرکت‌های ارائه دهنده خدمات نرم افزار حسابداری از امکانات خدمات پس از فروش از جمله نصب، راه‌اندازی، آموزش، به روز رسانی و … برخوردار هستند. بنابراین می‌توانید از یکی از کارشناسان پشتیبان نرم افزار حسابداری سپند پوز درخواست نصب، آپدیت بدهید
انتخاب روش حسابداری مرکز
گام دیگری که باید در راه مجهز شدن به نرم افزارهای حسابداری مراکز غذایی بردارید انتخاب روش حسابداری مرکز است. برای این که بتوانید به خوبی با سیستم حسابداری مراکز غذایی کار کنید و مشخص باشد که چه اطلاعاتی را باید به سیستم وارد کنید و چه اطلاعاتی را باید ثبت و حفظ نمایید باید روش حسابداری مرکز شما مشخص باشد. معمولا برای مراکز غذایی و رستوران ها برای نظم بخشیدن به حسابها از روش ورود اطلاعات مالی یک مرحله و یا دو مرحله استفاده می‌شود. اطلاع از موجودی کالا (مواد اولیه و میزان غذا) مهمترین بخش کاری شما را به خود اختصاص می دهد بنابراین توصیه می‌شود که از ثبت اطلاعات در دفاتر به صورت دوگانه استفاده کنید.
انتخاب نرم افزار POS
شما برای انتخاب سیستم مدیریت فروش خود چه در داخل مرکز غذایی چه در خارج باید از نرم افزارهای ردیابی فروش POS استفاده کنید و این نرم افزار باید با نرم افزار حسابداری شما تطابق داشته باشد. مجهز بودن به چنین سیستمی می‌تواند مزایایی چون مدیریت پول نقد، ارسال رسید از طریق متن یا پست الکترونیکی، مدیریت موجودی کالا، مدیریت سفارش را برای شما به همراه داشته باشد.
تهیه فهرست نمودارهای حساب
نمودار حساب شامل پنج دسته حسابهای مالی است که برای حسابداران از اهمیت بالایی برخوردار است و صورت سود و ترازنامه را تشکیل می دهند. این حساب ها شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه‌ها می‌شود. با توجه به این که مفهوم دارایی، هزینه جاری و … در یک مرکز غذایی از ابعاد گسترده‌ای برخوردار است، باید به صورت لحظه ای این اطلاعات را ثبت کرد. بنابراین تهیه یک نرم افزار حسابداری قدرتمند امکان تهیه این نمودارها و کاهش خطا در ثبت اطلاعات مالی را در پی خواهد داشت.
کلام آخر
استفاده از نرم افزارهای حسابداری باید با توجه به نیاز مجموعه صورت گیرد. با این حال بهتر است قبل از هرگونه انتخاب یا راه اندازی سیستم‌های مالی و حسابداری در مورد نرم افزار حسابداری مراکز غذایی تحقیق کنید. مزایای استفاده از چنین امکاناتی را به خوبی درک کنید و با دید باز اقدام به استفاده از چنین سیستم‌هایی در مرکز غذایی خود نمایید. می‌توانید از امکاناتی چون خدمات پس از فروش و مشاوره رایگان شرکت های ارائه دهنده چنین نرم‌افزارهایی استفاده کنید.
