صندوق فروشگاهی چیست و چه کاربردی دارد؟

صندوق فروشگاهی که به آن دستگاه پز pos نیز گفته می‌شود، به‌ طور کلی نوعی سیستم مکانیکی و یا الکترونیکی است که از آن در فروشگاه‌های مختلف و یا رستوران‌ها استفاده می‌کنند. از طریق این سیستم‌ها صاحبان کسب و کارهای فروشگاهی و یا رستوران‌داران و سایر اصناف می‌توانند خرید و فروش‌های خود را محاسبه نمایند و آن‌ها را ثبت و ضبط گردانند. از طرف دیگر با استفاده از این امکانات، می‌توانند رسیدهای مشتریان را چاپ کنند و در اختیار آنان قرار دهند.

در حقیقت می‌توان گفت یک صندوق ویژه فروشگاه، نوعی رایانه و یا سیستم رایانه‌ای است که یک نرم‌افزار حسابداری نیز بر روی آن نصب می‌گردد. لذا این سیستم می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به خرید و فروش و هم‌چنین هزینه‌های یک واحد و یا موجودی‌های کالای آن را ثبت نماید و آن‌ها را سازماندهی کند. این سیستم‌ها کاربردهای بسیار وسیعی در فروشگاه‌های مختلف دارند. چرا که توانسته‌اند نقش قابل‌ قبولی در فرایند فروش و مدیریت، به‌ صورت سریع و ساده داشته باشند. در این مقاله قصد داریم به این‌ موضوع بپردازیم که صندوق فروشگاهی چیست و چه کاربردی دارد.

صندوق فروشگاهی و کاربرد آن

صندوق فروشگاهی، نوعی صندوق مکانیزه و یا ماشینی است که برای فروش محصولات یک فروشگاه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این صندوق می‌تواند برای تمامی کسب و کارها مؤثر باشد. فروشگاه‌های زنجیره‌ای و فروشگاه‌های بزرگ، هم‌چنین تمامی کسب و کارهای کوچک می‌توانند از قابلیت‌های این سیستم‌ها بهره‌مند شوند. سوپرمارکت‌ها، شیرینی‌فروشی‌ها، پارچه‌فروشی‌ها، کتاب‌فروشی‌ها، فروشگاه‌های مواد غذایی، داروخانه‌ها و… از جمله مشاغلی هستند که می‌توانند از این سیستم‌ها استفاده کنند.

مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی

عدم نیاز به فاکتورهای دست نویس برای فروش

استفاده از این سیستم‌های نوین، مزایای قابل‌ توجهی را برای صاحبان مشاغل فروشگاهی ایجاد می‌کند. برای نمونه با وجود این سیستم‌های مکانیزه و پیشرفته، صاحبان این مشاغل نیازی به فاکتورهای دست‌نویس ندارند. همان‌طور که می‌دانید تهیه کردن فاکتورهای دست‌نویس و سپس انجام عملیات حسابداری از طریق این فاکتورها، کاری بسیار دشوار است که در زمان‌های بسیار طولانی هم انجام می‌شود.

بیشتر بخوانید : نرم افزار صندوق فروشگاهی

به‌ ویژه استفاده از فاکتورهای دست‌نویس در فروشگاه‌هایی که حجم و وسعت بزرگ‌تری دارند کاری به‌ مراتب سخت‌تر و زمانبرتر است و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد. این در حالی است که اگر صاحبان این دسته از مشاغل، یک صندوق پیشرفته فروشگاهی مکانیزه، خریداری و نصب نمایند می‌توانند از نرم‌افزار مخصوص آن برای فروش محصولات خود استفاده کنند‌.

از طرف دیگر می‌توانند یک کامپیوتر که به نرم‌افزار صندوق فروشگاهی مجهز شده‌ است را به کار گیرند و از طریق این سیستم‌ها تمامی فاکتورها و رسیدهای فروش خود را به‌ صورت کاملاً الکترونیکی صادر نمایند.

بیشتر بخوانید : مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی

مدیریت خرید، هزینه‌ها و موجودی‌ها

با استفاده از این سیستم‌ها، صاحبان کسب‌ و کارهای فروشگاهی این امکان را به دست می‌آورند که به مدیریت خرید کالاهای خود دست بزنند و یا هزینه‌های خود را تحت کنترل دربیاورند. از طریق استفاده از این امکانات، صاحبان مشاغل فروشگاهی می‌توانند موجودی‌های کالاها و محصولات خود را نیز مورد ارزیابی قرار دهند و سپس انواع مختلفی از گزارش‌ها را تهیه و تدوین نمایند.

ارائه چنین گزارش‌های دقیقی از موجودی‌های کالاها، هزینه‌ها، فروش و… باعث می‌شود تا این دسته از مدیران بتوانند به تصمیم‌گیری دقیق و سریعی دست بزنند و روند فروش خود را بهبود بخشند. این سیستم‌ها می‌توانند روند موجودی‌های کالا را نیز پیگیری و ثبت نمایند. لذا از طریق به‌ کارگیری آن‌ها صاحبان مشاغل فروشگاهی می‌توانند اقلام و کالاهای خاص، کالاهای پرمصرف، کالاهای کم‌مصرف و… را مورد شناسایی قرار دهند.

استفاده از نرم‌افزار حسابداری صندوق­های فروشگاهی باعث می‌شود تا صاحبان کسب‌ و کارها بتوانند فرآیندهای مختلف مجموعه، از قبیل عملیات حسابداری و هم‌چنین انبارداری خود را به‌ طور دقیق، ثبت نمایند.

صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها

از طریق به‌ کارگیری این سیستم‌ها زمان زیادی صرف تهیه فاکتور، برآورد هزینه‌ها، مدیریت خرید و فروش، ارائه و تهیه گزارش‌های مالی و… نخواهد شد. بنابراین صرفه‌جویی قابل‌ توجهی در زمان صورت خواهد گرفت.

وجود سامانه و یا صندوق فروشگاهی باعث می‌شود تا پردازش و محاسبات مالی با سرعت بالاتری اتفاق بیفتد. صرفه‌جویی در هزینه‌های فروشگاه، یکی دیگر از مزایای به کارگیری صندوق­های فروشگاهی است. از این طریق این دسته از صاحبان مشاغل، این امکان را پیدا می‌کنند که بتوانند در بازه‌های زمانی مورد نظر خود، انواع مختلف گزارش‌ها را به صورت‌های هفتگی و یا روزانه و… تهیه کنند. لذا بسیاری از هزینه‌های سربار کاهش پیدا خواهد کرد.

دقت و نظم بیشتر

با استفاده از یک سیستم مکانیزه فروشگاهی، دقت و نظم در کار افزایش خواهد یافت و خطاهای محاسباتی مربوط به خرید و فروش کالاها و انجام عملیات حسابداری کاهش قابل‌ توجهی را تجربه خواهد کرد.

در نظر گرفتن سوابق مشتریان

یکی از ویژگی‌های اصلی صندوق­های فروشگاهی این است که از طریق این سیستم‌ها، می‌توانید سوابق مشتریان خود را فراهم نمایید و آن‌ها را ذخیره کنید. این عامل باعث می‌شود تا بتوانید رفتار خود با مشتریانتان را براساس سابقه عملکرد آن‌ها و میزان خرید و فروش­های آن­ها، تنظیم نمایید. از این طریق می‌توانید رضایت بیشتری را از جانب مشتریان خود جلب نمایید.

مدیریت کارکنان

با استفاده از نرم‌افزار صندوق فروشگاهی، شما می‌توانید به مدیریت کارکنان و پرسنل مجموعه فروشگاهی خود دست بزنید. همان‌طور که می‌دانید یکی از موضوعات بسیار مهم در این مجموعه‌ها، بستن شیفت‌های کارمندان است.

یکی از قابلیت‌های این سیستم این است که از طریق آن می‌توانید شیفت کاری پرسنل خود را با سطح دسترسی هر یک، به نرم‌افزار و امکانات آن در نظر بگیرید. در این‌ صورت این امکان برایتان فراهم می‌شود که بدانید در هر شیفت کاری، چه میزان فروش محصولات را دارید.

از این طریق هم‌چنین می‌توانید جلوی سوء‌استفاده‌های احتمالی را بگیرید. هم‌چنین با استفاده از این سیستم فروش و مدیریت می‌توانید بر روی ساعات کاری کارمندان خود مدیریت و کنترل داشته باشید.

انواع صندوق فروشگاهی

در حال حاضر، صندوق‌های فروشگاهی در دو نوع کلی وجود دارند و عبارت‌اند از صندوق‌های فروشگاهی با سیستم عامل و صندوق‌های فروشگاهی که از قبل، برنامه‌ریزی شده‌اند. صندوق‌های فروشگاهی دارای سیستم‌عامل، در حقیقت مانند یک رایانه با ابعاد کوچک هستند. برای به کارگیری این سیستم‌ها باید نرم‌افزار نصب نمایید و در کسب‌ و کار فروشگاهی خود از آن استفاده کنید.

این در حالی است که صندوق‌هایی که از پیش، برنامه‌ریزی‌شده هستند، همان‌طور که از نامشان نیز مشخص‌شده، عملکردهایی دارند که از قبل، پیش‌بینی شده‌ است. بنابراین این سیستم‌ها قابلیت انعطاف‌پذیری کم‌تری نسبت‌ به صندوق‌های سیستم‌عامل دار، دارند. در حالت کلی می‌توان گفت تمامی عملیات این نوع از صندوق فروشگاهی، توسط شرکت تولید کننده، برنامه‌ریزی‌ شده است.